e-Defter, İbraz ve Muhafazası

Bilindiği üzere 13/12/2011 tarih 28141 sayılı Resmi Gazetede yayımlanan 1 Sıra Numaralı Elektronik Defter Genel Tebliğ ile standartları yayımlanan yevmiye defteri ve defteri kebirin elektronik ortamda oluşturulması imkanı getirilmiştir. Elektronik defterle ilgili Tebliğlere www.edefter.gov.tr resmi web sitesinden ulaşabilirsiniz. Ayrıca 454 Sıra No.lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği’ nden anlaşılacağı üzere; Örn: 2016 hesap dönemi brüt satış hasılatı 10 Milyon TL ve üzeri olan mükelleflere: İlgili hesap dönemine ilişkin gelir/kurumlar vergisi beyannamesinin verileceği tarihi takip eden hesap döneminin başından itibaren (normal hesap dönemine tabi olanlar için bu tarih 1/1/2018’dir).

Bununla birlikte e-defter sistemine gönüllü geçiş de mümkündür, e-fatura kullanıcısı olma şartı yoktur ve zorunlu mükelleflerin aksine dönem içerisinde istenildiği ay geçiş yapabilirler.
Bu bağlamda kanunen tutulması zorunlu olan yevmiye ve büyük defter dijital ortamda elektronik imza ile düzenlenerek berat ile gib uygulamasına beyan edilen standart bir xml formatı olarak karşımıza çıkıyor. Bu uygulama ile daha hızlı ve düzenli denetim imkanı amaçlanmıştır.

e-Defterin Avantajları Nelerdir?

  • e-Defter uygulamasıyla birlikte kayıp korkusu olmadan güvenli saklama imkanı.
  • Dönem ortası ve sonunda sayfa tespiti ve notere onaylattırma zahmeti yok.
  • Mürekkep masrafı yok.
  • Saatlerde süren yazıcıdan çıktısı yok.
  • Arşivleme maliyeti ve zaman kaybı olmaz. (arşiv muhafaza ve sorumluluğu mükellefe aittir)
  • Kağıt maliyeti olmadığı gibi doğaya katkıda bulunuyorsunuz.
  • Hızlı ve düzenli beyan ile kolay inceleme imkanı sağlar.

 

e-Defter Süreci

1-Mükellef tebliğde belirlenen şartlar ve xbrl formatında aylık defterini hazırlar.

2-Gerçek kişiler e-imza veya mali mühür ile tüzel kişiler ise sadece mali mühür ile imzalar.

3- Onaylanan defterin imza/mühür değeri alınır.

4-e-Defterin imza/mühür değerini taşıyan e-defter beratı mükellef tarafından elektronik ortamda hazırlanarak e-imzalanır/mühürlenir.

5-GİB e-defter uygulaması ya da aracı servis aracılığı ile gönderilir.

6-e-defter beratı uygulamaya yüklenir.

7-Gib; gelen e-defter beratını kendi mührü ile onaylar.

8-Mükellef, e-defterini ve uygulamadan indirdiği Gib onaylı beratı yasal saklama süresince muhafaza eder.

Önemli Hatırlatma: Mikro Yazılım programımızdan tek ekranda GİB e-defter uygulamasına girmeden oluşan e-defter beratlarınızı zahmetsizce göndermeniz ve GİB onaylı beratlarınızı indirmeniz mümkün. 

 

e-Defter Beyan Süresi

Aylık olarak beyan edilecek olan e-defter beratları ilgili ayı takip eden 3. ayın sonuna kadar Gib e-defter web uygulamasına yüklenmek zorundadır. Ayrıca o aya ilişkin betarlar yasal süre içinde(3 ay) düzeltme yapılarak aynı berat iptal gerekçesi belirtilmesi şartıyla yüklenebilir. Dönemsel gönderim ve yılın son dönemine ilişkin yayınladığımız detaylı GİB yanıtı için tıklayınız.

Önemli Hatırlatma: e-defter resmi sitesinde duyurulduğu üzere oluşturulan defter ve beratlarda karşılaşılacak xml şema ve şematron hatalarının önüne geçilmesi, mükelleflerin madur olmaması ve inceleme/denetim safhasında güçlük ve aksaklık oluşmaması için mutlaka e-defter görüntüleyici ile, ilgili xml dosyalarının görüntülenip kontrol edilmesi gerekir.

Uyarı:Sistemde herhangi bir sorun oluşması özellikle yasal sürenin son haftası veya günü defter ve berat oluşturan firmaların GİB e-Defter uygulamasına yükleyememesi durumunda, bu beratlara mali mührünün yanı sıra zaman damgası eklemeleri gerekir. Böylece yasal süre içinde beratların oluşturulduğu ispat edilmiş olacaktır. Detaylı bilgi için tıklayınız.

 

e-Defter İbraz ve Muhafaza

Bilindiği üzere 1 Sıra No’lu Elektronik Defter Genel Tebliğinde e-Defter kullanıcılarının uyması gereken muhafaza ve ibraz sorumlulukları belirtilmiştir.

1- e-Defterler, istenildiğinde ibraz edilmek üzere beratları ile birlikte muhafaza edilmek zorundadır.

2- İlgili e-defter ve beratlarının kaynağı inkar edilmeksizin güvenli e-imza veya malü mühür ile garanti altına alınmalı ve kağıt dükümü olmamalıdır.

3- e-Defterlerin ve beratların vergi kanunları, T.T.K. ve  diğer düzen düzenlemelerde yer alan süre dahilinde  elektronik, manyetik veya optik ortamlarda muhafaza ve aynı ortamların vasıtasıyla eksiksiz ve okunabilir şekilde ibraz edilmelidir.

4- Muhafaza ve İbraz yükümlülüğü e-defterlerin ve beratların doğruluğu,bütünlüğü ve değişmezliği kuralı gözetilerek veritabanı, saklama ortamı ve görüntüleme araçlarının tümünü kapsamaktadır. Ayrıca bu veriler kolaylıkla erişebilir, anlaşılabilir ve eksiksiz görüntülenebilecek ve kağıt baskısı üretilebilecek biçimde olmalıdır.

 

5- e-Defterle ve beratların sorumlu mükellefin bilgi işlem sisteminde muhafazası mecburi olup, üçüncü kişi ya da yurt dışında muhafaza işlemi Başkanlık ve Genel Müdürlük açısından herhangi bir hüküm ifade etmemektedir.

“Muhafaza yükümlülüğünün Türkiye Cumhuriyeti sınırları içerisinde ve Türkiye Cumhuriyeti kanunlarının geçerli olduğu yerlerde yerine getirilmesi zorunludur.”

Önemli Hatırlatma: Bu bağlamda yasal muhafaza kapsamında Mikro Yazılım olarak e-Defter arşiv sistemimiz mevcut olup; silinme, çökme, siber saldırı vs. endişesi olmadan e-defter ve beratlarınızı sizin yerinize saklamaktayız. Detaylı bilgi için bize ulaşın.

 

 

 

 

 

 

 

    Leave a reply